Bilagsbehandling
For den næringsdrivende kan skikkelig bilags-behandling bety et være eller
ikke være.Et utgiftsbilag i A4- format veier vanligvis nøyaktig 5 gram. Gir
dette bilaget f.eks. et fradrag på kr.5000,- i skatt og merverdiavgift, og du
er så uheldig å somler bort dette, har du mistet noe til en kilopris av
kr.1.000.000,-. De fleste kaster ikke penger rundt seg, og du bør behandle
dine bilag som de verdipapirer de er.
Det første du bør gjøre når du har registrert ditt firma i
Brønnøysund er å gå til din bankforbindelse og få en egen konto for din næringsvirksomhet. Denne kontoen benytter du kun til driften i næringen. Det du trenger
til private midler overfører du til din privakonto en eller to ganger
pr. måned. På denne måten får regnskapsføreren et
oversiktlig kontoutdrag og regnskapsføre etter. Hun behøver
da ikke lure på hva som er privat eller tilhører
næringsvirksomheten der hvor bilag ikke medfølger.
Bilag som er korrekte er som regel enkle å regnskapsføre.
Bilag som mangler tar tid. Er din regnskapsfører av den
ansvarfulle typen, som gjør alt rett, må du til slutt betale for
det unødvendige tidsforbuk som manglende leverte bilag skaper.
Kan du på forhånd sortere bilagene i følgende rekkefølge ( de tidligst daterte først og de sist daterte sist), så kan du spare en del penger på regnskapsførselen.
1.--- Utgående fakturaer (til kunder)
2.--- Betalingsbilag fra kunder
3.--- Varekjøspfakturaer fra leverandører
4.--- Betalingsbilag fra vareleverandører
5.--- Andre utgiftsfakturaer (hvor disse er påført merverdiavgift), f.eks. utgifter til
telefon,annonser, varebil.
6.----Utgiftsfakturaer som er uten merverdiavgift (forsikringer, offentlige avgifter).
7.--- Lønningsbilag, skattetrekk, arbeidsgiveravgift.
8.--- Har du kontantomsetning er du pliktig til å føre et kasseoppgjør (kassakladd)
hver arbeidsdag. Her medfølger også kontantbilag i datorekkefølge.
Kontoutdrag fra bankkonto for perioden (f.eks. september-/oktober måned) som benyttes i næringen må også følge med. Kjører du ut kontoutdragene over internett må du passe på at utskriftene starter 1.september og avsluttes 30.september og fra 1.oktober med avslutning 30 oktober. Kjører du f.eks. ut kontoutdragene f.o.m 25. august t.om. 25.september vil regnskapsfører få problemer med avstemming av bank-kontoen.
Bruker du fremdeles brevgiro så må du ikke splitte bankgiroene i en sending. Sett en stift gjennom giroene og vedleggsblanketten. Fjerner du f.eks. et par private bilag og splitter resten av bilagene, så kan ingen finne ut hva som virkelig er betalt av regninger i denne spesielle sendingen.
Denne beskrivelsen av bilags-sortering er ikke komplett. Hver regnskapsfører vil ha sine ønsker om hvordan bilagene skal sorteres. Dette vil også variere med klientens bransje.
Rimelig regnskapsførsel følger av god bilagssortering
Utgående fakturaer.
Det er i følge reglene ikke tillatt å benytte et nummer til en slettet faktura. Fakturaene skal følge hverandre i mummerrekkefølge og dette skal ikke kunne endres av den som skriver ut fakturaene. Derfor er det vanskelig å benytte Word eller EXEL dersom man skal holde seg til bestemmelsene. Det finnes en rekke bra og rimelige fakturasystem på markedet som kan anbefales.
Du kan i Matrix velge bort de fakturaene som ikke skal registreres i regnskapet. Fakturaen skal likevel kjøres ut og vedlegges regnskapet med en strek over og skrevet MAKULERT over fakturaen slik at nummer-rekkefølgen i papirfakturakopiene ikke brytes.
Fakturakopiene legges sammen med innbetalingene. Da er det lettere å se hvilken innbetaling som hører til hviken faktura. Fakturakopier skal alltid vedlegges bilagene. Blir ikke utgående fakturaer bokført automatisk, så må de bokføres manuelt.
